Être efficace au travail en organisant des réunions efficaces

ÉCONOMISEZ 15 H CHAQUE MOIS GRACE À DES RÉUNIONS EFFICACES !

Devinette :

• Sachant qu’un cadre passe en moyenne 20 H par semaine en réunion, soit 80 heures par mois, c’est à dire environ la moitié de son temps de travail ;
• Constatant que les réunions dépassent souvent d’une demi‑heure voire d’une heure l’horaire prévu initialement ;

Combien de temps pourrions‑nous gagner par mois en participant à des réunions efficaces ?

Entre 10 et 20 heures !
Et ce temps gagné permettrait de traiter les dossiers avec plus de sérénité, de créer des relations avec de nouveaux partenaires ou clients, de prendre le temps d’aller dans le bureau de son collègue pour échanger, de sortir plus tôt pour s’occuper de sa famille, faire du sport ….

Cet article propose quelques principes fondamentaux à connaître et surtout à appliquer pour les animateurs et les participants à la réunion, car comme dans toute interaction humaine, personne ne porte 100% de la responsabilité. Il existe toujours une coresponsabilité entre tous les acteurs.

Côté animateur :

Première question à se poser : Est‑il nécessaire d’organiser une réunion ?

L’objectif définit nécessite‑t-il de rassembler les personnes ou peut‑on aboutir à l’objectif par un autre moyen ? Note de service, mail, téléphone, entretien individuel.

Exemple : un collaborateur n’applique pas les consignes de travail, le responsable organise une réunion pour redéfinir le cadre de travail.
Dans ce cas, il serait plus adapté de convoquer la personne en entretien individuel plutôt que de mobiliser toute l’équipe non concernée par ce problème individuel.

La réunion a elle un objectif précis où s’agit‑il d’une simple habitude ?

Exemple : une stagiaire me dit : « tous les lundis nous avons une réunion et nous n’avons rien à échanger ». Alors pourquoi organiser cette réunion ? C’est une habitude depuis des années ! me répond‑elle. Selon les évolutions sachons remettre en cause nos pratiques !

La réunion programmée à pour objectif une prise de décision ; Si le jour venu les décisionnaires sont absents, annulez et reportez la réunion !

Convoquez uniquement des personnes qui ont une contribution à apporter à la réunion. Ils vous remercieront du temps que vous leur avez fait gagner ! Si vous avez peur de froisser une personne en ne l’invitant pas, appelez là et parlez‑en avec elle.

L’objectif est il clair ?

Par exemple, y‑a-t‑il vraiment une décision à prendre ou est‑ce uniquement une information au sujet d’une décision déjà prises par la hiérarchie ?
Exemple : parfois les directions mobilisent de nombreux collaborateurs pendant plusieurs heures pour recueillir leurs propositions sur un projet alors que la décision a déjà été prise en amont.

Deux raisons possibles :

• L’intention de la direction est que la décision passe en douceur ; erreur ! Les gens ne sont pas dupes, cela générera de la frustration, de la colère et de la démotivation pour les réunions à venir.
  Je suggère plutôt de formaliser au groupe le réel objectif : informer d’une décision prise par la direction. Puis donner, suite à cela, un temps de parole aux collaborateurs pour exprimer leurs questions, leurs réactions, en lien avec cette décision.
• La direction souhaite être sur un mode participatif : L’idée est louable mais pas sur ce type de réunion. Sachez choisir des sujets sur lesquels vos collaborateurs auront une vraie valeur ajoutée.

Préparer un ordre du jour précis :

• Thèmes
• Objectifs
• Découpage temporel
• Méthodologie de travail (travail en sous groupe, intervention d’un expert extérieur …)

Expliquer clairement ces objectifs au groupe afin de mobiliser leur attention et leur énergie.

Poser des règles de fonctionnement :

Ces règles ont pour objectif de sécuriser les personnes, d'ouvrir à l'échange et d'éviter les comportements qui pourraient être un obstacle à l'efficacité
Respect de la parole des uns et des autres
Pas de jugement de valeur
Respect des horaires
Co‑responsabilité - chacun est responsable de la réussite de cette réunion
Les portables sont éteints
Qui peut prétendre que l'on ne peut pas se passer de lui/d'elle (plus précisément de son idée, de son choix, de sa décision ... ) pendant une à deux heures ?
J'écrirai probablement un article sur ce sujet plus tard.

Commencez à l’heure :

Très peu de réunion finissent à l’heure car très peu de réunions commencent à l’heure ! Dans les quatre coins de la France il y a le quart d’heure Parisiens, Lyonnais, Marseillais …et ceci est rentré dans les mœurs.
Pourquoi privilégier les personnes qui arrivent en retard plutôt que les personnes qui ont fait l’effort d’arriver à l’heure ?
Si vous prenez la décision de mettre en pratique le respect des horaires, annoncez‑le à votre groupe : « Je vous informe qu’a partir de la prochaine réunion nous démarrerons à l’heure » et faites‑le ! Sinon tout ce que vous direz par la suite ne sera pas pris en compte et vous perdrez en légitimité.

Recentrer les digressions : Le plus gros mangeur de temps en réunion !

• Les sujets professionnels qui ne rentrent pas dans l’ordre du jour : Sachez les reporter à la réunion suivante sauf en cas d’urgence (par exemple : délai à respecter, tensions dans l’équipe dont il faut parler …)
• Les sujets personnels ou chacun y va de sa petite histoire : Sachez recadrer l’énergie vers l’objectif de la réunion. Si vous ressentez de la part du groupe un grand besoin d’échanges personnels, donnez‑leur un temps avant la réunion, avec café d’accueil ou bien proposez un tour de table en posant la question « Quel est votre état d’esprit aujourd’hui ? » en début de réunion ou inclure dans le temps global de votre réunion un temps appelé « échange à bâton rompu, bavardage » pendant 15 mn et demandez ensuite la concentration du groupe.

Recadrer les bavards :

Certaines personnes prennent la parole sur des sujets en lien avec l’ordre du jour de la réunion mais s’expriment trop longtemps. Il est possible de les interrompre : « Merci pour votre intervention, je propose que d’autres personnes s’expriment »
Si c'est une personne avec qui vous travaillez régulièrement, faites lui une critique constructive en face à face. Exprimez des faits et non des jugements de valeur puis formalisez lui votre besoin.

Permettez aux gens de s’écouter : il y a souvent très peu d’écoute entre les membres d’une réunion, en se coupant la parole les idées ne peuvent aboutir et l’efficacité reste limitée.
Les plus réservés n’osent pas se positionner dans cette « foire d’empoigne » et le groupe se prive d’une source d’idées, d’enrichissement.
Poser la règle au début de la réunion : respect de la parole des uns et des autres, et la faire respecter !

Changer d’outils pour plus d’efficacité : Les débats s’éternisent souvent, choisissez d’autres outils pour plus d’efficacité par exemple le métaplan, les travaux en sous groupe …

Coté participants :

Se poser la question de la pertinence de sa présence à la réunion : suis‑je un contributeur utile ?
Si cela ne vous semble pas le cas, parlez‑en avec l’animateur.
Nombreuses sont les personnes qui se demandent pourquoi elles ont été invitées à une réunion, que de temps perdu !

Si l’animateur ne joue pas son rôle :
Par exemple dans le cas du non‑respect du temps accordé aux sujets, signifiez votre besoin.
« Nous avons 5 points à traiter, nous en sommes au point 1 et il ne reste plus que 45 mn, j’ai besoin que l’on avance sur les autres points ».

Etre à l’écoute de ses collègues : accepter d’entendre des points de vue divergents des siens. Ecouter ce n’est pas forcément être d’accord. On peut écouter une personne pour lui permettre d’aller au bout de ses propos et ensuite positionner si nécessaire un avis contraire.

Conclusion :

La plupart des personnes se plaignent de la longueur des réunions pour un résultat final médiocre, donc sentez‑vous légitime pour mettre en place ces principes ; votre groupe attend ça de vous, il ne vous le dit pas de manière explicite, les choses se diront à la fin de réunion en off « Encore une réunion pour rien, vu la longueur je n’ai pas pu boucler mes dossiers », etc. Donc implicitement les gens crient très fort « On veut des réunions qui respectent le temps imparti et on veut des réunions efficaces, productives avec un plan d’actions à la fin ».
Alors répondez à ce cri ! En appliquant ces principes !

Sylvie GRIVEL